Vilkår og politikker

Denne databehandleraftale ligger til grund for den behandling af persondata, som IQinAbox foretager på vegne af dig som kunde. Databehandleraftalen træder i kraft, når du køber et abonnement.

Denne databehandleraftale er indgået i henhold til art. 28 stk. 3 i Europa-Parlamentet og Rådets forordning (EU) 2016/679 (“GDPR”) med henblik på at regulere IQinAbox behandling af personoplysninger på vegne af dig som kunde.

Aftalen er indgået mellem:

Den dataansvarlige:

Kunden i henhold til abonnementsaftalen

og

Databehandleren:

IQinAbox

Lejrvej 29

3500 Værløse

CVR: 38581740

Kontakt: info@iqinabox.com

Parterne kaldes i det følgende henholdsvis “den dataansvarlige” og “Databehandleren” og tilsammen “parterne”.

Præambel

• Definitionen af “personoplysninger”, “særlige kategorier af personoplysninger” (følsomme oplysninger), “databehandling”, “den registrerede”, “dataansvarlig” og “databehandler” er den samme som anført i GDPR.
• Formålet med denne databehandleraftale er at sikre parternes efterlevelse af gældende databeskyttelseslovgivning og dokumentere den dataansvarliges instruks til Databehandleren. Formålet med databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige er at sikre den dataansvarliges brug af Applikationen PIGS365, som yderligere beskrevet i Abonnementsvilkårene.
• Denne databehandleraftale fastsætter parternes rettigheder og forpligtelser, når Databehandleren foretager behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige.
• Denne databehandleraftale har forrang for andre modstridende bestemmelser vedrørende behandling af personoplysninger, for så vidt angår IQinAbox abonnementsvilkår eller andre aftaler gældende parterne imellem. Databehandleraftalen er gældende mellem parterne, så længe den dataansvarlige abonnerer på PIGS365.
• Denne databehandleraftale frigør ikke Databehandleren fra forpligtelser, som Databehandleren er pålagt efter gældende databeskyttelseslovgivning.

Den dataansvarliges rettigheder og forpligtelser

• Den dataansvarlige er ansvarlig for at sikre, at behandlingen af personoplysninger i forbindelse med brug af applikationen PIGS365 sker i overensstemmelse med GDPR art. 24, anden EU-ret eller national ret samt denne databehandleraftale.
• Den dataansvarlige har ret og pligt til at træffe beslutninger om, til hvilke(t) formål og med hvilke hjælpemidler, der må ske behandling af personoplysninger. Det er hertil alene under den dataansvarliges kontrol, hvilke personoplysninger der behandles, herunder indtastes og genereres i applikationen PIGS365.
• Den dataansvarlige er ansvarlig for at sikre, at der eksisterer et lovligt behandlingsgrundlag for behandlingen og videregivelsen af personoplysninger, som Databehandleren instrueres i at foretage, herunder videregivelse til de underdatabehandlere, som Databehandleren benytter, og som til enhver tid er oplistet i tabellen under underdatabehandlere.
• Den dataansvarlige har ansvaret for nøjagtigheden, integriteten, indholdet af pålideligheden og lovligheden af de personoplysninger, som behandles af Databehandleren.

Databehandleren handler efter instruks

• Databehandleren må kun behandle personoplysninger efter dokumenteret instruks fra den dataansvarlige, medmindre det kræves i henhold til EU- eller national ret, som Databehandleren er underlagt. Ved at indgå denne databehandleraftale instruerer den dataansvarlige Databehandleren i at behandle personoplysninger på følgende måder:

• for at opfylde sine forpligtelser i henhold til PIGS365 abonnementsvilkår for brug af applikationen;
• som yderligere specificeret ved den dataansvarliges normale brug af applikationen;
• som beskrevet i denne databehandleraftale.
  • Databehandleren underretter omgående den dataansvarlige, hvis en instruks vurderes at være i strid med gældende databeskyttelseslovgivning eller anden EU- eller national ret.

Behandlingssikkerhed

• Databehandleren er forpligtet til at sikre et højt sikkerhedsniveau. Dette sker i form af implementering af relevante organisatoriske, tekniske og fysiske sikkerhedsforanstaltninger. Implementeringen sker under hensyntagen til den teknologi, der er tilgængelig og omkostningerne ved implementeringen samt omfanget, konteksten og formålet med behandlingen for at sikre et tilstrækkeligt sikkerhedsniveau, der imødekommer den risiko og kategorien af personoplysninger, der skal beskyttes.
• Databehandleren må kun give adgang til personoplysninger, som behandles på den dataansvarliges vegne, til personer som har forpligtet sig til fortrolighed eller er underlagt en passende lovbestemt tavshedspligt – og kun i et nødvendigt omfang. Fortrolighedspligten skal ligeledes gælde efter ophør af databehandleraftalen.
• PIGS365 har implementeret flere sikkerhedsforanstaltninger og interne databeskyttelsespolitikker med henblik på at sikre fortrolighed, integritet, modstandsdygtighed og adgang til personoplysninger. De følgende foranstaltninger er særligt væsentlige:

• Risikovurderinger af eget sikkerhedsniveau med henblik på at sikre at nuværende tekniske og organisatoriske foranstaltninger er tilstrækkelige til beskyttelse af personoplysninger, herunder i henhold til GDPR art. 32 om behandlingssikkerhed samt GDPR art. 25 vedrørende privacy by design og default.
• Effektiv kryptering ved overførsel af personoplysninger via internettet.
• Ekstern adgang til systemer og databaser der bruges til at behandle persondata, sker udelukkende gennem en indbygget firewall.
• Begrænsning i adgangen til personoplysninger til de relevante personer der skal til for at overholde krav og forpligtelser i databehandleraftalen.
• Implementerede procedurer der sikrer, at ændringer i systemer, databaser og netværk sker konsekvent for at sikre vedligeholdelse.

Anvendelse af underdatabehandlere

• Som en del af driften af PIGS365 anvender databehandleren underdatabehandlere. Denne databehandleraftale udgør den dataansvarliges forudgående generelle skriftlige godkendelse af databehandlerens brug af underdatabehandlere. Sådanne underdatabehandlere kan være tredjepartsleverandører i og uden for EU/EØS. Databehandlerens underdatabehandlere er oplistet i den til enhver tid gældende liste over underdatabehandlere.
• Databehandleren sikrer, at dennes underdatabehandlere overholder tilsvarende forpligtelser og krav, som er beskrevet i denne databehandleraftale. Den dataansvarlige skal orienteres senest 30 dage inden, databehandleren tager en ny underdatabehandler i brug. Den dataansvarlige har ret til at protestere imod en ny underdatabehandler, som behandler personoplysninger på vegne af den dataansvarlige, hvis denne ikke behandler data i overensstemmelse med gældende databeskyttelseslovgivning. I en sådan situation skal databehandleren demonstrere overensstemmelse ved at give den dataansvarlige adgang til databehandlerens databeskyttelsesvurdering og udarbejdede dokumenter om brug af underdatabehandleren. Hvis der herefter fortsat er uenighed om anvendelsen af underdatabehandleren, kan den dataansvarlige opsige sit abonnement med et kortere varsel end normalt for at sikre, at den dataansvarliges personoplysninger ikke behandles af den pågældende underdatabehandler.

Overførsel til tredjelande eller internationale organisationer

• Enhver overførsel af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer må kun foretages af databehandleren på baggrund af instruks herom fra den dataansvarlige og skal altid ske i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningens kapitel V. Den dataansvarlige giver en generel tilladelse til, at databehandleren må overføre persondata omfattet af denne databehandleraftale til de underdatabehandlere, som fremgår af listen med underdatabehandlere. Databehandleren skal orientere den dataansvarlige om eventuelle ændringer i listen, som medfører overførsel af persondata til tredjelande eller internationale organisationer.
• Hvis overførsel af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer, som databehandleren ikke er blevet instrueret i at foretage af den dataansvarlige, kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som databehandleren er underlagt, skal databehandleren underrette den dataansvarlige om dette retlige krav inden behandling, medmindre den pågældende ret forbyder en sådan underretning af hensyn til vigtige samfundsmæssige interesser.
• Uden dokumenteret instruks fra den dataansvarlige kan databehandleren således ikke inden for rammerne af disse Bestemmelser:

• overføre personoplysninger til en dataansvarlig eller databehandler i et tredjeland eller en international organisation
• overlade behandling af personoplysninger til en underdatabehandler i et tredjeland
• behandle personoplysningerne i et tredjeland

Bistand til den dataansvarlige

• Databehandleren skal, så vidt det er muligt, bistå den dataansvarlige med passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger under hensyntagen til behandlingens art og kategorien af oplysninger, der er tilgængelige for databehandleren, for at sikre overholdelse af den dataansvarliges forpligtelser i henhold til gældende databeskyttelseslovgivning.
• Databehandleren bistår den dataansvarlige med overholdelse af GDPR art. 32-36, herunder blandt andet behandlingssikkerhed, anmeldelse af brud på persondatasikkerheden til tilsynsmyndigheden og underretning om brud på persondatasikkerheden til den registrerede under hensyntagen til behandlingens karakter og de oplysninger, der er tilgængelige for databehandleren.
• Databehandleren må ikke besvare anmodninger fra registrerede, medmindre databehandleren er autoriseret af den dataansvarlige til at gøre det. Databehandleren videregiver ikke information om denne databehandleraftale til statslige myndigheder såsom politiet, herunder personoplysninger, medmindre databehandleren er forpligtet til det i medfør af lovgivningen i form af en retskendelse eller lignende.
• Endvidere skal databehandleren så vidt det er muligt og lovligt underrette den dataansvarlige såfremt:

• En anmodning om indsigt i personoplysninger modtages direkte fra den registrerede;
• En anmodning om indsigt i personoplysninger modtages direkte fra statslige myndigheder, herunder politiet, medmindre Databehandleren instrueres i ikke at underrette den dataansvarlige.
  • Hvis den dataansvarlige kræver information eller assistance omkring sikkerhedsforanstaltninger, dokumentation eller information om, hvordan Databehandleren behandler personoplysninger generelt, og en sådan anmodning indeholder information, som går ud over, hvad der er nødvendigt ifølge gældende databeskyttelseslovgivning, må Databehandleren kræve betaling for sådanne yderligere services.

Underretning om brud på persondatasikkerheden

• Databehandleren underretter uden unødig forsinkelse den dataansvarlige efter at være blevet opmærksom på, at der er sket et brud på persondatasikkerheden, som involverer persondata, Databehandleren behandler på vegne af den dataansvarlige. 
• Databehandleren skal underrette den dataansvarlige via den kontaktperson, som er oplyst i databehandleraftalen, hvis Databehandleren bliver bekendt med en sikkerhedsbrist.

Sletning/anonymisering af data

• Efter ophør af abonnementet vil Databehandleren slette alle personoplysninger, som Databehandleren har behandlet på vegne af den dataansvarlige, medmindre forholdet er omfattet af pkt. 11.2 nedenfor. Dette sker i overensstemmelse med gældende abonnementsvilkår. Øvrig brugergenereret data på applikationen vil blive anonymiseret.

Revision, herunder inspektion 

• Den dataansvarlige er berettiget til at igangsætte en revision af databehandlerens forpligtelser i henhold til databehandleraftalen.
• Såfremt databehandlerens assistance i forbindelse med revision overskrider den almindelige service, som Databehandleren skal stille til rådighed som følge af gældende databeskyttelseslovgivning, afregnes dette særskilt.

 Ikrafttræden og ophør

• Denne databehandleraftale er gældende, så længe databehandleren behandler personoplysninger på vegne af den dataansvarlige i forbindelse med den dataansvarliges brug af PIGS365 applikationen.
• Databehandleren er berettiget til at beholde personoplysninger efter ophør af databehandleraftalen i det omfang, det er nødvendigt i henhold til gældende lov, hvilket i så fald vil ske i overensstemmelse med de tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, som er beskrevet i databehandleraftalen.

 Ændringer til databehandleraftalen

• Den gældende version af databehandleraftalen vil til enhver tid kunne tilgås på hjemmesiden. Væsentlige ændringer varsles 30 dage inden de træder i kraft via e-mail. Brug af PIGS365 applikationen efter opdateringen udgør en accept af databehandleraftalen.

 Ansvar

• Ansvar for handlinger i strid med bestemmelserne i denne databehandleraftale reguleres af ansvars- og erstatningsbestemmelserne i abonnementsvilkårene for PIGS365 applikationen. Dette gælder ligeledes for enhver overtrædelse, som foretages af databehandlerens underdatabehandlere.

Lovvalg og værneting

• Denne databehandleraftale er underlagt dansk ret og enhver tvist, der udspringer af denne databehandleraftale, skal anlægges ved Byretten i København.

Bilag A – Kategorier af personoplysninger og registrerede

Kategorier af personoplysninger.

Den dataansvarlige har kontrollen over, hvilke kategorier af personoplysninger, der behandles i PIGS365 applikationen, men kan blandt andet omfatte:

• Navn
• Telefonnummer
• E-mail
• Login-oplysninger
• Adresse

Kategorier af de(n) registrerede

• Den dataansvarlige har kontrollen over, hvilke kategorier af registrerede, der behandles i PIGS365 applikationen, men kan blandt andet omfatte:
• Den dataansvarlige selv
• Den dataansvarliges medarbejdere
• Den dataansvarliges rådgivere

Gyldighed

• Denne databehandleraftale er gyldige fra 1.oktober 2023 og erstatter tidligere aftaler.